泉之韵无纸化会议系统成功运用于巴中市某政府

发布时间:2018-08-14作者:来源:浏览次数:626

项目背景 


                                        

巴中市,秦巴山片区三大中心城市之一,位于四川盆地东北部,巴中旅游双利丰丰富,处于南北旅游圈最佳对接带和成都、重庆、西安的旅游"金三角"枢纽位置。


 

客户需求&解决方案

 

                                                                                              

 

巴中市某政府需要提高会议的办公效率、确保会议文件的安全、增强会议的应变能力、使会议内容的表现形式更形象、简化设备操作、减轻参会人员的负担等。为满足其需求,泉之韵以权威专业的技术为巴中市某政府建设了一套无纸化会议系统

 


 

无纸化会议系统

  

                                                    

                                     


产品优势

❶ 使参会者能独立浏览会议相关的文件和批注文件。

❷ 会议资料数字化后,参会人员可以方便的定位所关心的内容且不会有任何遗漏,从而提高办公效率。

❸ 节省了大量的纸张耗材,低碳环保。

❹ 会议可进行加密处理,避免无授权用户加入到会议中,确保会议文件的安全。

❺ 会议一键开启,轻松切换设备功能。一目了然整个会议进程,自由把控平台设备的运用和配合处理。  

❻ 系统的安装简便、快捷,无需任何专门训练即可操作。

 


 

实现效果

                                                                                  

使用灵活、简化会前准备工作: 无纸化会议系统支持跨平台,满足在 PC、桌面终端或平板等终端设备上运行,平台之间可进行数据交互;会议过程中的标注等在服务器端集中控制等,可大大简化工作人员的会前准备工作。

轻松进行会议资料的编辑及存储: 会议室设有大屏幕,每个坐席都有单独的会议终端。能独立浏览会议相关的文件和批注文件。

提高会议效率: 会议资料数字化后,参会人员可以方便的定位所关心的内容,而不会有任何遗漏;通过会议即时通讯功能与其他参会人员进行沟通;通过桌面共享功能,任何座位都可以是汇报席,可将其桌面内容发送至投影仪和其他会议终端,达到最佳的参会体验。另外,电子表决系统更是大幅度提高了办会效率,为决策支持提供了有力的保障。

节省大量纸张耗材: 全面使用电子文档,节省了大量的纸张耗材,人力。

安全可靠: 会议可进行加密处理,避免无授权用户加入到会议中;参会人员如需会议资料,需要由会议管理员会后进行统一分发,参会人员的终端无法带走会议文件。

会议智能化: 与会者可以通过智能设备端在会前、会中或者会后浏览相关的文档,会议时间,会议议题,会议记录等相关信息。

安装简便: 系统的安装简便、快捷,无须任何专门训练。

使用简便: 会议一键开启,轻松切换设备功能。一目了然整个会议进程,自由把控平台设备的相互运用和配合处理。  

 


功能介绍

会前准备-------会中控制--------会后保存

 

新增会议

 

 

根据会议情况,选择本次会议需要的功能模块,不需要的功能模块在终端显示界面中自动隐藏;

设置会议主题、主持人、秘书、开会时间与预期结束时间、会议地点,此会议信息在终端首页界面同步显示;

 

会议预置

 

 

本系统支持会议预置功能,用户可以提前设置好会议信息与需要的议题文件等,入会后一键启动;

支持预设多次会议信息,为每次会议设置不同的参会人员、会议资料等

支持默认会议设置,每次开会人员不变的情况下变可以直接启动默认会议;

控制界面支持统一开启会议终端,与统一关闭所有会议终端,会议终端也支持单独开启与单独关闭;

 

人员设置

 

 

 

支持一对一设置、支持人员信息批量导入;

支持对人员权限设置,权限有、文件权限、主席功能、广播权限、导出权限、免签功能、表决权限;

支持主席功能,主席有控制会议进程一切权力,启动签到、启动投票,启动议题、启动投票、信号切换、结束会议等控制功能;

主席权限可以是单主席,双主席,多主席设置;

主席功能随人动,没有固定的主席机位置,参会人员坐那台终端,那台终端变是主席机;

广播权限设置,具备了广播权限的参会人员或者是终端,才能把终端画面同屏到其他会议终端与大屏幕;反之,不能同屏自己画面出去;

 

议题管理

 

设置本次会议议题,支持议题显示顺序排序功能,支持设置N个会议议题;

支持会议议题权限设置,有权限查看的会议终端变会显示会议议题与议题下面的所有文件,没有权限查看的会议终端会自动屏蔽此议题在本终端的显示;

 

议题文件

 

会议文件按议题管理,议题下面是会议文件;

支持批量上传会议文件,上次的会议文件支持排序功能,会议终端按序号从小到大按设定顺序显示;

会议文件格式不限,包括WORO、EXCEL、PPT、PDF、CAD等,同时支持音频格式MP3/WMA,支持图片格式JPG/JPEG/BMP/GIF/PNG上传;

上传的会议文件系统不需要进行二次转换,及到所有会议终端不更改文件格式;

支持动态PPT文件播放并同步到其他会议终端与大屏幕;

 

 投票设置

 

 

设置表决与投票内容;

设置投票方式如:实名制、匿名投票,支持打分投票,支持自定义投票,支持选择性投票;

根据会议进程,主席机控制投票表决启动,等主席机启动投票后所有会议终端自动进入投票表决界面;

 

系统通知

 

 

支持后台统一发送通知到所有会议终端;

支持后台点对点发送通知;

支持前端会议终端发送消息到后台;

 

进入系统

 

 

 

终端显示内容有:会议主题、参会人员名称、会议时间、会议地点、主持人;

一键触控进入会议;

点击进入会议自动完成会议签到;

 

终端界面

 

功能模块支持:会议议程、会议资料、会议纪要、临时文件、电子白板、会议交流、会议服务等;

终端功能模块是根据会议需要显示,如果本次会议不需要其他功能模块,终端变会自动屏蔽显示;模块具备可选择性;

 

文件分发

 

终端支持按议题顺序显示,同时支持议题下会议文件按议题显示;

活动状态议题颜色成黄色背景显示;

支持各种办公文件格式

支持PPT动态播放;

支持在线编辑文件并原文件保存;

 

信号互联互通(需要编解码器设备)

 

系统采用纯网络组网;

支持任何一台会议终端画面到大屏幕显示;

支持大屏幕显示画图同步到会议终端同步显示;

支持矩阵输出画面到会议终端同步显示;

支持远程视频画面、摄像头画面、笔记本画面、台式机画面同步到所有会议终端

 

文件批注

 

 

 

 

系统支持原文件批注与标准功能;

支持OFFICE文件批注功能,并原文件保存;支持在批注过程中同步画面到其他会议终端;支持批注后随意翻页,并保存批注信息;

系统支持交互式标注功能,当汇报人员发起同屏画面后,其他参会人员同步观看同步画面,支持对发起屏幕标注功能;使汇报人开始修正会议文件;

 

控制功能 

 

 

 

具有主持权限的参会者会议终端会有控制功能模块;

主持功能具备发起签到、议题管理、投票管理、信号管理、结束会议等控制权限;

主席机支持多主席功能;

主席具备启动签到、系统自动签到、统一重置签到功能;

主席具备启动议题功能;根据会议进程开启议题并自动分发文件到会议终端;

主席根据会议进程启动投票表决,系统自动记录并上传到控制主机保存;

主席具备控制会场信号管理功能,主席可以结束同屏画面,选择信号同步源,支持把任何会议终端画面广播到其他会议终端,或者只到大屏幕;

主席具备强制同屏模式,当启动强制模式后其他会议终端只能观看唯一画面;

主席具备切换外部信号同步到所有会议终端与大屏幕;外部信号包括矩阵输出信号、远程视频信号、笔记本信号等各种信号源;

主席机具备结束会议、关闭系统功能;

 

电子白板

 

支持个人使用与交互使用;

支持更换画笔粗细、画笔颜色、文字字号等

支持多人同时共享在同一白板上书画

所以图像都保存为矢量图,所有比划步骤都支持单步撤消

 

交流提示

 

 

 

支持单选、多选收件人

支持发送、接收信息的实时显示

支持消息回复、公告发布

支持所有信息的记录存档

 

 会议服务

 

 

 

支持常规服务内容,一键触控,系统自动发送到后台管理人员;

支持自定义服务内容;

 

(一)会后归档

    会议归档

可选需要保存的内容,包括签到信息、投票信息、会议信息、批注文件等;

可保存为文件夹目录

可保存为压缩包

会议资料上传

批注过的会议文件自动上传到服务器

服务器以参会人员姓名自动创建会议文件

会议文件按树状保存

服务器自动创建会议主题文件夹,下一级是会议文件,此文件为原文件、同级别是参会议人员文件夹,其中保存参会人员批注的的会议文件;

参会人员批注文件存档

批注过的会议文件自动上传

服务器也参会人员姓名自动创建会议文件

保存签到信息

服务器自动保存签收显示以图片显示

服务器自动统计签到结果并保证

服务器保存参会人员签收时间

保存投票表决

服务器自动保存投票以图片显示

服务器自动统计表决结果并保证

保存内容有会议主题、关于什么的表决、表决情况

端口服务器与终端连接

结束会议:服务器自动与终端连接

其他会议主持没有权查看本次会议所有情况

终端自动清空本次会议所有信息

自动清空会议资料

服务器自动清空终端会议资料

终端自动清空本机所有会议资料

支持手动清空会议资料

支持断网后自动清空终端会议资料

服务器自动保存

    无纸化会议系统,改变了会议的历史表现形式。它以数字化为基础,意愿自由表达为为前提,信息自由交互为核心,人性化体验为目标——形成一套绿色环保低碳节能高效安全的全新会议模式。

泉之韵无纸化系统的核心,是将传统的会议设备和功能高度整合,运用全数字化技术,高压高保真传输,无损耗编解码,形成一套完整的只能会议系统。核心十大功能:会议预约系统,会议发布系统,模拟排位系统,功能定制化系统,原文件推送系统,多权限管理系统,屏幕广播系统,文件批注系统,临时文件处理系统,会议自动保存系统。完美解决会前,会中,会后的所有的衔接,运用和保存。